La multiplication des outils n’a pas nécessairement donné aux directions achats la visibilité qu’elles espéraient. Dans de nombreuses entreprises, les données fournisseurs, financières ou transactionnelles restent éclatées entre ERP, plateforme Source-to-Pay (S2P), solutions de gestion fournisseurs, applications financières et sources externes. Une fragmentation qui finit par limiter la valeur des investissements technologiques eux-mêmes.
C’est l’un des constats dressés par Synertrade dans son livre blanc Transformer les achats en un levier de croissance grâce à l’orchestration. Selon l’éditeur, la transformation des achats échoue encore fréquemment non pas en raison des outils, mais parce que les données demeurent fragmentées entre les différents systèmes de l’entreprise. Sans intégration fiable, une plateforme S2P ne peut apporter toute la visibilité et la cohérence attendues, notamment entre Achats et Finance.
Le paradoxe est d’autant plus marqué que les outils d’analyse sont déjà largement déployés. Citant une étude du Hackett Group, Synertrade indique que 95 % des organisations disposent d'outils de Spend Analytics, mais que seulement 27 % exploitent des capacités avancées d’analyse prédictive ou prescriptive. Dans le même temps, les équipes chargées des données achats consacreraient, dans certaines organisations, jusqu’à 60 % de leur temps à les nettoyer et à les consolider plutôt qu’à les analyser.
L’intégration consiste à connecter les systèmes. L’orchestration consiste à coordonner les décisions
De la connexion des systèmes à la coordination des décisions
Pour sortir de cette situation, Synertrade distingue deux étapes. La première est celle de l’intégration : faire circuler correctement l’information entre les différentes briques du système d’information. La seconde, plus ambitieuse, est celle de l’orchestration.
La nuance est importante. « L’intégration consiste à connecter les systèmes. L’orchestration consiste à coordonner les décisions », résume l’éditeur. Dans cette architecture, la plateforme achats n’est plus une application isolée mais une couche centrale reliant ERP, S2P, systèmes financiers, écosystème fournisseurs et sources de données externes. L’objectif est de coordonner données, workflows et technologies afin de suivre les processus, détecter des anomalies et réagir plus rapidement aux risques opérationnels ou financiers.
Cette évolution ne peut cependant intervenir qu’après avoir réglé un problème beaucoup plus élémentaire : la qualité de la donnée. Un système d’orchestration alimenté par des référentiels incohérents ne ferait qu’accélérer la circulation d’informations peu fiables.
La première étape consiste donc à cartographier le cycle de vie de la donnée : où est-elle créée ? Quelle application fait référence ? Où est-elle enrichie, consommée puis archivée ? Cette cartographie doit notamment permettre de faire émerger les fichiers Excel non identifiés, les référentiels fragmentés, les différences de processus entre entités ou encore les dépendances qui n’ont jamais été documentées.
Un « Golden Record » pour sortir des référentiels concurrents
La question de la source de référence devient alors centrale. Pour chaque donnée critique, l’entreprise doit déterminer quelle application fait foi. Synertrade reprend à ce titre le principe de « Golden Record » : une version de référence permettant d’éviter, par exemple, que plusieurs systèmes disposent d’informations différentes sur un même fournisseur.
Autour de ce socle peuvent ensuite venir se greffer des données externes : risque financier, notation ESG, conformité ou vérification bancaire. L’enjeu n’est donc plus de concentrer toutes les informations dans un outil unique, mais de déterminer comment les différentes briques du SI vont échanger des données cohérentes.
Cette stratégie suppose aussi de trancher des questions d’architecture. L’intégration directe par API offre des échanges quasi en temps réel et peut convenir aux paysages applicatifs relativement simples. Dans les environnements comprenant plusieurs ERP ou de nombreuses entités, une couche de middleware peut au contraire centraliser les règles d’intégration, transformer les données, orchestrer les workflows et gérer les erreurs. Les deux approches peuvent également cohabiter.
Pour les directions achats, ce choix ne peut donc plus être abandonné aux seules équipes IT. Il conditionne directement leur capacité future à automatiser les processus et à exploiter la donnée pour décider.
Le Data Orchestrator, nouveau trait d’union entre Achats et IT
Mais l’orchestration n’est pas seulement une affaire de technologie. Synertrade voit ainsi émerger une nouvelle fonction : le Data Orchestrator. Sa mission n’est plus de passer l’essentiel de son temps à corriger ou rapprocher les données, mais d’en assurer la cohérence entre les systèmes, de superviser les flux et d’identifier les anomalies pouvant signaler un risque opérationnel ou financier.
Un rôle hybride, à la frontière entre achats, data et systèmes d’information. Il exige à la fois une bonne connaissance des processus achats et une maîtrise des problématiques d’intégration et de gouvernance. Deux compétences rarement réunies dans un même profil, souligne Synertrade, qui envisage selon les organisations une fonction internalisée ou le recours à des expertises externes.
Le modèle de maturité présenté par l’éditeur résume finalement le chemin à parcourir. Au premier niveau figurent des données fragmentées et des processus manuels. Viennent ensuite l’intégration des systèmes et l’automatisation, puis la gouvernance et la constitution de « Golden Records ». L’orchestration constitue l'étape ultime, celle qui doit permettre une prise de décision en temps réel.
Pour les directeurs achats, la question n’est donc plus seulement de savoir si leur organisation possède un ERP performant, un S2P ou un outil de Spend Analytics. Elle est de savoir qui fait circuler la bonne donnée entre ces systèmes, qui garantit sa fiabilité et, surtout, comment cet ensemble se transforme en information exploitable pour décider. C’est à cette condition que l’empilement des technologies peut devenir un véritable système de pilotage des achat
