Comment Axens a fiabilisé son processus de facturation

Depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises ont désormais l’obligation légale non seulement de recevoir leurs factures en format électronique via une plateforme agréée (comme toutes les entreprises) mais également de les émettre par ce canal. Au-delà de la simple conformité réglementaire, les projets menés dans ce cadre sont surtout l’occasion de refondre les processus de facturation et de comptabilisation. Cela a notamment été le cas chez Axens qui a présenté son projet sur un atelier de la dernière Convention de l’USF à Strasbourg. L’entreprise, qui utilise l’ERP SAP depuis 18 ans, a basculé sur S/4Hana en 2024 mais n’a pas voulu déployer SAP DRC, préférant Compleo Invoice Platform de Symtrax. Au-delà de la simple conformité, l’enjeu était bien de fiabiliser le processus de facturation.

Créé sous ce nom en 2001, Axens est issu d’une filiale industrielle de l’Institut Français du Pétrole fondé en 1919 et devenu IFP Énergies nouvelles. Présent sur les marchés du raffinage, de la pétrochimie, du traitement du gaz, des énergies renouvelables, de la purification des eaux de remédiation et du traitement de l’eau potable, le groupe Axens fournit des solutions techniques, des équipements et des services pour les industriels de ces secteurs. Avec environ 2000 collaborateurs, le groupe est présent dans 13 pays et dispose de sept usines dont une en France.

Avant la réforme de la facturation électronique obligatoire, le processus de traitement des factures entrantes était loin d’être optimum. Les factures étaient en effet reçues par différents canaux (papier, PDF par mail, etc.), imprimées et stockées en format papier. Des photocopies des factures entraient alors dans un processus de validation avec émission finale d’un bon à payer. Enfin, l’opération était saisie dans SAP. Une telle situation était fréquente dans les entreprises et la réforme de la facturation électronique obligatoire a été une excellente opportunité de rebattre les cartes.

Thibaut Moreaux, responsable SAP chez Axens, a ainsi expliqué : « le projet allait bien au-delà de la suppression du papier. Il s’agissait d’anticiper l’évolution réglementaire tout en sécurisant les échanges de factures et en harmonisant les procédures. » Les enjeux relevaient donc surtout de la fiabilisation des processus et de la traçabilité des flux en évitant les risques d’erreurs liés aux processus manuels. Le projet a été lancé bien avant l’échéance légale mais devait pouvoir s’adapter aux exigences de conformité.

Avec le nouveau processus, toutes les commandes sont créées dans SAP. Elles sont transmises au fournisseur. Chaque facture arrive ensuite, désormais via la Plateforme Agréée pour les fournisseurs français, mais au départ et pour l’étranger par divers canaux. Il n’existe plus qu’une seule adresse e-mail de récupération des factures envoyées par ce canal, ce pour tout le groupe. La facture reçue est intégrée, le cas échéant avec OCR, dans Compleo Invoice Platform de Symtrax. Elle est rapprochée de la commande et entre alors dans un processus de validation dématérialisé. Au final, la synchronisation automatique est assurée avec SAP et l’archivage est géré avec le module Compleo Archivor. Ce nouveau processus a été mise en place à partir de 2024, donc bien avant l’échéance du 1er septembre 2026.

Pour Thibaut Moreaux, ce nouveau processus est « plus propre » avec des achats directement liés aux commandes. Outre une meilleure collaboration au fil du processus de traitement des factures, Axens bénéficie d’un meilleur suivi des factures et le gain de temps est également considérable. Chaque facture est visible pour tous les intervenants dans Compleo avec son statut. La solution est actuellement utilisée par 25 comptables sur deux sites et une centaine d’utilisateurs valident ou interagissent autour des commandes et des factures. « Le bénéfice est surtout organisationnel avec une meilleure visibilité instantanée de toutes les factures » a souligné Thibaut Moreaux.

Avec la réforme de la facturation électronique (RFE) au 1er septembre 2026, 48 fournisseurs se sont connectés via une plateforme agréée, soit 13,4 % des factures reçues. Il restait 290 fournisseurs n’ayant pas encore basculé à la date de l’obligation. Chez Axens, la bascule a été immédiate et sans aucun impact, entièrement gérée par la solution Compleo Invoice Platform de Symtrax.

Cependant, le passage via une plateforme agréée (PA) n’est pas sans induire des difficultés. En effet, le flux standard transmis entre PA n’intègre pas toutes les informations qui étaient présentes dans la facture en PDF qui était traitée par OCR et IA pour extraire toutes les données utiles. La nécessaire reconstruction des informations complètes est un irritant pour les comptables d’Axens. Une idée est d’avoir, à terme, en plus du flux normé, les PDF en pièce jointe.

Axens est présent dans trois pays ayant adopté une facturation électronique obligatoire : l’Arabie Saoudite, la Malaisie et la France. Chaque pays a son propre format de facture, ses propres normes de flux, ses propres réglementations… Une solution, pour Axens qui utilise SAP S/4, aurait été d’utiliser le module natif SAP DRC (Document and Reporting Compliance). Ce module prévoit les scénarios pour une soixantaine de pays. Ce module permet la mise en forme des documents conformément aux exigences réglementaires et la création des reportings obligatoires. La transmission des flux elle-même utilise le module SAP BTP (Business Technology Platform).

« Axens n’a pas envisagé l’utilisation de SAP DRC » a affirmé Thibaut Moreaux. Symtrax était déjà connu dans le groupe et la solution Compleo Invoice Platform était déployable partout avec l’accompagnement nécessaire. Thibaut Moreaux a relevé : « nous pouvions avoir un seul prestataire pour couvrir toutes les réglementations. » Contrairement à SAP DRC qui fait de la mise en forme, Compleo Invoice Platform va chercher les informations natives dans SAP. Si, demain, Axens change d’ERP (version de SAP ou changement complet), cela n’aura aucun impact sur la plateforme Compleo.