Le Participant s’engage à fournir à l’Organisateur avant la date limite qui lui sera communiquée les éléments graphiques lui permettant de faire imprimer la bâche habillant la structure du stand. Au-delà de cette date, la fourniture du stand n’est pas garantie, sans que cela ne puisse modifier les conditions financières du partenariat.
Le Participant s’engage à fournir le plan d’aménagement et la liste des matériels présents sur le stand deux mois avant l’Evénement. Au-delà de cette date, l’installation du stand n’est pas garantie, sans que cela ne puisse modifier les conditions financières du partenariat.
Chaque Participant pourvoit lui-même au transport et à la réception de ses marchandises et matériels, en conformité avec les instructions de l’Organisateur relatives aux entrées-sorties. La décoration particulière du stand est effectuée par le Partenaire sous sa responsabilité. Elle doit respecter le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’Organisateur.
Pour les éventuelles réceptions sur son stand, le Partenaire doit en adapter le niveau sonore et utiliser les services du traiteur agréé par l’Organisateur. L’Organisateur décline toute responsabilité concernant les installations, matériels ou marchandises du Partenaire.
Le Participant prend l’emplacement dans l’état où il le trouve et doit le laisser dans le même état. Toute détérioration des locaux ou installations causée par le Partenaire est à sa charge.
Le Participant garantit à l’Organisateur que tous les supports de communication (kakémonos, roll-up, totem etc.) sont ignifugés (classés M1) et lui fournira une attestation dans les meilleurs délais et au plus tard le jour de l’Evénement.
Sont interdits sous peine d’annulation de la réservation et exclusion immédiate de l’Evénement, sans indemnité ni remboursement des sommes versées ou à verser :
- L’hébergement non autorisé par l’Organisateur sur le stand de toute société ou personne non inscrite ou non déclarée.
- La sous-location gratuite ou payante, le transfert à un autre exposant.
- L’exposition de produits ou services dont le Partenaire ne possède pas de droits de distribution ou de représentation.
- La distribution de documents ou objets en dehors des limites du stand, notamment dans les allées, les entrées et sorties, sauf accord spécifique.
- L’affichage sauvage à l’extérieur du stand et l’utilisation de sonorisation.
- Le non-respect de la règlementation de sécurité du plan de prévention, du règlement propre au lieu d’exposition, ou des prescriptions des contraintes techniques (ex. hauteur de stand ;..).
- La vente au déballage (sauf autorisation spécifique de la Mairie ou de la Préfecture).
- La vente, la consommation ou la distribution d’alcool, de tabac ou de drogue.
Et plus généralement la diffusion d'images, de textes ou de liens de directions ou de redirections, ou de tous messages ou toutes actions de quelque forme qui soit, à caractère politique ou religieux, ou contraires aux bonnes mœurs.
Les exposants ne sont pas autorisés à se faire livrer des plateaux repas dans l’enceinte de l’Evénement.
Dans l’hypothèse où la commande inclut la fourniture du fichier des participants, seules les coordonnées des contacts ayant autorisé la communication de leurs données personnelles seront communiquées.
En cas d’impossibilité de maintenir l’Evénement en présentiel, notamment pour des raisons sanitaires ou sociales, l’Organisateur pourra décider de reporter l’Evénement dans les mêmes conditions dans un délai maximum de douze (12) mois. En cas de report supérieur à douze (12) mois, le Partenaire pourra demander à l'Organisateur le remboursement intégral des sommes versées.
Le paiement de 50% à la commande couvre les prestations réalisées par l'Organisateur en amont de l’Evénement – organisation générale, sélection et réservation des prestataires et des intervenants, campagnes de communication – et est à ce titre non restituable.
La réservation du stand et/ou de l’intervention n’est garantie qu’une fois le paiement réceptionné par l’Organisateur. Le solde est payable 30 jours au plus tard avant l’Evénement. Le non-paiement du solde dans les délais impartis peut conduire l’Organisateur à exclure le Partenaire de l’Evénement, sans pour autant que cette exclusion vaille renonciation à l’encaissement du solde dû par le Partenaire.
Toute commande passée à deux mois ou moins de l’Evénement implique son paiement intégral et immédiat.
Le Partenaire a la possibilité d’annuler sa participation à l’Evénement jusqu’à 3 mois avant la date de l’Evénement. Il devra adresser un courrier par lettre recommandée avec AR à l’Organisateur l’informant de son annulation, sachant que la facture de l'acompte initial reste due à l’Organisateur.
Pour toute annulation parvenue ultérieurement à la date limite, le Partenaire sera redevable du montant non réglé de la commande.
Tout retard de paiement pourra entraîner l'exigibilité de l’indemnité légale pour frais de recouvrement de 40 € et l'application de pénalités de retard calculées sur la base du taux d’intérêt légal augmenté de 5%.